Temperatur-Monitoringsysteme – die machen doch alle das Gleiche. Alle Systeme messen Temperaturen, zeichnen diese auf und alarmieren bei Grenzüberschreitungen.
Ein gerechtfertigter Einwand einer Kundin – prinzipiell ist das richtig. Alle Systeme messen Temperaturen, zeichnen diese auf und alarmieren bei Grenzüberschreitungen. Die Vielzahl der auf dem Markt angebotenen Temperaturüberwachungssysteme kann überwältigend sein. Wo fängt man überhaupt mit der Auswahl an? Geht man nach Preiskategorie? Oder schaut man, was tatsächlich benötigt wird? Welche Anforderungen gibt es, die über Messen, Aufzeichnen und Alarmieren hinausgehen?
Um die eigenen Anforderungen schlüssig zu definieren, muss man sich erst über die eigentlichen Ziele klar werden. Egal ob Tiefkühlschränke im Labor, temperaturgeführte Waren im Lebensmittellager oder Pharmalager oder Kühlschränke in der Apotheke: Ein Ziel ist zweifellos immer 'Temperatur messen'. Aber um ein Monitoringsystem zu finden, was unter den individuellen Bedingungen und mit den beteiligten Akteur*innen optimal funktioniert, sollten einige weitere Fragen geklärt werden. Prinzipiell besteht das Hauptziel darin, sicherzustellen, dass Produkte und Dienstleistungen jederzeit zuverlässig und in höchster Qualität umgesetzt und Regularien eingehalten werden können.
Temperaturwerte nur messen oder auch aufzeichnen?
Reicht es, lediglich bei Grenzwertüberschreitungen alarmiert zu werden? Oder müssen die Temperaturwerte langfristig aufgezeichnet werden und wird eine regelmäßige Berichterstellung benötigt? Wenn ja, wie oft soll ein Bericht erstellt werden? Und in welchem Umfang? In einigen Systemen können automatische Berichte generiert werden, damit bekommen Nutzer*innen in einem festgelegten Abstand per E-Mail den Bericht zugeschickt.
Wer arbeitet mit dem System? Oder anders formuliert, für wen sind die Informationen wichtig? Beispielsweise wird die Qualitätsabteilung besonderen Wert auf nachweisbare und lückenlose Aufzeichnungen legen, um die Qualität von Produkten und Leistungen zu sichern. An dieser Stelle ist auch wichtig, zu klären, wer oder welche Abteilung bei Grenzüberschreitungen alarmiert werden soll und über welchen Alarmierungsweg. Verschiedene Überwachungssysteme bieten Alarme über E-Mail, SMS, Anrufe oder vor Ort über Ton- und Lichtsignale an.
Verschiedene Ziele der Abteilungen
Wenn wir das Hauptziel betrachten, scheint es zunächst, dass das Qualitätsmanagement die wichtigste Abteilung für die Auswahl eines Systems zur Überwachung von z.B. Temperatur, Feuchte und CO2 ist. Aber es sind auch andere Abteilungen am Prozess beteiligt, die zum Teil unterschiedliche Ziele für das System haben. Diese Ziele könnten in einem Labor zum Beispiel so aussehen:
IT: reibungsloser Ablauf von Installation und Instandhaltung der Gateways
Technik/Facility Management: zuverlässiger Betrieb; unkomplizierte Möglichkeiten, z.B. Sensoren und Batterien der Datenlogger zu wechseln
Qualitätsmanagement: einfache Bedienung der Software; zuverlässige und lückenlose Aufzeichnung der Daten, um Auswertungen erheben zu können, die mit möglichst geringem Aufwand entstehen (z.B. auf Knopfdruck oder automatisch wöchentlich per Mail)
Laborleitung: rechtzeitige Alarmierung der Mitarbeitenden bei Fehlern mit sofortiger Möglichkeit zum Reagieren
Laborant*innen: unkomplizierte Möglichkeit, einen Alarm zu quittieren und entsprechend zu reagieren – ohne dass tägliche Arbeitsabläufe blockiert werden
Einkauf: niedrige (laufende) Kosten; eventuell Einsparung von Installationskosten durch einfache Installation, die selbst durchgeführt werden kann
Erst wenn diese Fragen geklärt sind, können die tatsächlichen Anforderungen vor Ort berücksichtigt werden.
In welchem Umfeld wird gearbeitet? Beim Einsatz eines Monitoringsystems ist ausschlaggebend, ob es in einem regulierten Umfeld installiert wird. Dabei ist es wichtig zu beachten, ob GDP / GxP Regularien oder Anforderungen gem. HACCP erfüllt werden müssen oder ob beispielsweise die Apothekenverordnung einzuhalten ist. In diesen Fällen müssen die Daten im System lückenlos und unveränderlich aufgezeichnet werden. Ein Audit-Trail muss unveränderlich nachweisen, welche Änderungen im System vorgenommen wurden und welche Benutzer*innen welche Aktionen durchgeführt haben. Das bedeutet auch, dass alle Benutzer*innen persönliche Login-Daten brauchen. In einem nicht regulierten Umfeld sind diese Anforderungen meist nicht notwendig, was die Auswahl eines kostengünstigeren Systems ermöglicht. Wie sind die Räumlichkeiten aufgebaut? Hier ist besonders ausschlaggebend, wie weit verteilt die Messpunkte aufgebaut sein sollen. Temperaturüberwachungssysteme können kabelgebunden oder funkbasiert sein, mit entsprechend unterschiedlichen Reichweiten. Systeme mit Bluetooth oder WLAN sind häufig in ihrer Reichweite eingeschränkt und benötigen deshalb viele Gateways oder Repeater. Dagegen sind mit LoRaWAN Funksystemen auch in komplexen Gebäudestrukturen und großen Hallenbereichen extreme Reichweiten mit wenigen Gateways möglich. Dies ist besonders relevant für Kühllager, Tiefkühlschränke und Ultratiefkühler, die in großen Lagerhallen verteilt sein können.
Alarmierungen Zunächst muss geklärt werden, welche Grenzwerte bei der Temperaturüberwachung gelten und wie kritisch Alarme sind. Das bedeutet, dass die Reaktionszeit bei einem Ausfall oder einer Grenzwertüberschreitung festgelegt werden muss und wie dies am effektivsten umgesetzt werden kann. Sollte eine Alarmierungskette bestehen? Und wie soll überhaupt alarmiert werden? In einigen Bereichen reicht eine lokale Alarmierung durch Ton- oder Lichtsignale aus, während in anderen Fällen Alarme per E-Mail, SMS oder Telefon gesendet werden sollten, um schnell reagieren zu können.
Auswertung der Daten Wird eine Berichterstellung benötigt, müssen auch diese Anforderungen im Voraus festgelegt werden. Das Erstellen von Berichten wird von Systemen unterschiedlich gelöst. Hier stellen sich Fragen wie: Wird ein Zugriff auf die gesamten Temperaturverläufe in Form von Diagrammen benötigt? Oder sollen Vergleiche zwischen verschiedenen Messpunkten gezogen werden, um Veränderungen im Laufe der Zeit festzustellen?
Wie wird auf die Daten zugegriffen? Auch muss geklärt werden, wie die Software des Monitoringsystems innerhalb der Firmenstruktur implementiert werden soll. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Die Software kann bei externen Dienstleistern in der Cloud gehostet werden. Der Zugriff auf die Daten muss dabei u.a. durch individuelle Logins und zusätzliche Maßnahmen gesichert sein. Ist eine Cloud bei großen Dienstleistern gehostet, kann man in der Regel von einem sehr hohen Schutz der Daten ausgehen, der meist besser und umfassender aufgebaut ist, als es bei einer lokalen Installation erreicht werden kann. Außerdem fällt die Wartung durch die eigene IT-Abteilung weg. Die Software kann alternativ lokal auf eigenen Servern installiert werden. In diesem Fall ist die Firma selbst verantwortlich für das eigene Backup und die Datensicherheit. Dafür liegen die Daten komplett im eigenen Firmennetzwerk.
Welchen Service und Support bietet der Lieferant? Zuletzt ist mit einem Blick in die Zukunft zu beachten, mit welcher Art von Support der Lieferant unterstützen kann. Gerade zur Zeit sind Verfügbarkeiten von Geräten häufig eingeschränkt. Daher ist ein Lieferant mit kurzen Lieferzeiten der Gerätekomponenten und Ersatzteile essentiell. Bei Problemen können Faktoren wie die Erreichbarkeit und Reaktionszeit des Lieferanten zur Entscheidung beitragen. Für ein langfristig effizientes System sollte auch im Voraus geklärt sein, wie gut sich der Lieferant kümmert, auch wenn das System bereits installiert ist. Hier gilt es auch, eventuell sinnvolle Supportverträge auszuarbeiten.
Wie Sie sehen, hängen viele Faktoren an der Auswahl eines Monitoringsystems. Wenn Ihnen beim Lesen eigene Anforderungen in den Kopf gekommen sind und Sie ein System auswählen müssen, nutzen Sie unser Anfrageformular und wir unterstützen Sie mit einem oder mehreren unverbindlichen Vorschlägen für passende Lösungen.